Notre dernier projet à été très tendu, au point de faire grincer beaucoup de dents dans l’équipe. Et ce n’était pas la première fois… On a donc souhaité recueillir les avis de toute l’équipe pour apprendre de nos erreurs et ne pas tomber à nouveaux dans les mêmes travers. J’ai alors organisé une réunion LESSONS LEARNED.

On a listé nos Mad / Sad / Glad respectifs :
– Les causes de souffrances,
– Les éléments de regret,
– Les sources de joies

Et on a suivi tout un processus de réflexion pour repartir sur de bonnes bases.

Aujourd’hui, on va apprendre comment organiser un bon Lessons Learned meeting pour améliorer tous ensemble nos pratiques de gestion de projet

Quelles sont les règles d’un lessons learned:

Pour qu’une réunion d’apprentissage se déroule correctement, tout le monde doit respecter ces quelques règles :

– On est là pour apprendre des leçons pour l’avenir
– Nous comprenons et croyons profondément que tout le monde autour de cette table et au sein de l’équipe à fait de son mieux.
– Une personne à la fois à la parole
– S’assurer qu’il ne manque personne de pertinent autour de la table
– Un compte rendu sera rédigé pour garder les apprentissage et mener des actions correctives

Le déroulement d’un Lessons learned

 

On commence par faire un tours de table pour recenser dans 3 colonnes les “Mad / Sad / Glad” : Ce qui vous a mis en colère, ce qui vous a rendu triste, ce qui vous a rendu heureux dans le déroulement de ce projet. Chaque participants à 2 minutes pour exprimer ces 3 points.

Les prises de parole ne peuvent pas être des accusations ou des prises de parole défensive ou d’explication. On n’ouvre pas à débat. Cette réunion n’est pas un jury et chaque ressenti doit être respecté.

A la fin du tour de table, on organise les retours en 3 ou 4 grands thèmes principaux qui seront à creuser tous ensemble. Le reste est jugé comme plus épisodique. On se propose cependant un dernier tour de table pour vérifier que rien n’a été oublié et que tout a été mis sur la table, en positif comme en négatif.

Creuser les faits marquants du projet

Pour chacun des thèmes retenus, on va creuser ensemble ce que l’on a appris, ce que nous ferons différemment la prochaine fois et ce qui nous laisse encore perplexe. On peut creuser les causes profondes en utilisant la technique des 5 why. On en déduit ce qu’il nous faudra désormais éviter, ce qui devra être fait différemment la prochaine fois et ce qui devra être fait à l’identique.

L’ensemble des ces éléments et des actions correctives relevées doivent être recensé dans le compte rendu qui sera ensuite diffusé à toute l’équipe et conservé de manière accessible dans la base de connaissances.

Ne pas oublier de remercier les participants avant de clore cette séance de partage et d’apprentissages.

 

PS : Et vous, que mettez-vous en place pour ne pas refaire plusieurs fois les mêmes erreurs ?

Pour aller plus loin :
► Faire moins de réunions : https://youtu.be/1DNzruFy9f4
► Mener un entretien annuel : https://youtu.be/Z_m2ApIa1EY
► Les outils de travail collaboratifs : https://youtu.be/PP22H8I0t4Q